Inwerkplan

Starten met een plan

In 2012 is Bart met Bureau Drop bij Mammoet begonnen met het ondersteunen van de inwerkperiode van nieuwe medewerkers. We hadden hiervoor een concept bedacht, waarbij nieuwe medewerkers zelf op onderzoek kunnen gaan met een set van praktijkopdrachten.

In 2018 is mede op basis van deze ervaring uptospeed ontwikkeld.

Bart heeft hierdoor flink wat ervaring met inwerken opgedaan. Dit is een prachtig onderwerp omdat er voor bedrijven zo ontzettend veel te winnen valt:

• De kans dat een nieuwe medewerker langer blijft na een goed inwerktraject vergroot, waardoor de kosten die het gevolg zijn van verloop verminderen.

• Een goed inwerktraject kan ervoor zorgen dat nieuwe medewerkers sneller effectief inzetbaar zijn en dus sneller meer voor de organisatie betekenen.

• Met een goed inwerktraject kun je ondersteunen bij een periode die voor heel veel mensen intensief en stressvol is.

Drempels bij inwerken

Met het voorgaande in gedachte denk je dat het niet zo moeilijk moet zijn om een goed inwerktraject te organiseren. Dit blijkt in de praktijk alleen niet altijd zo makkelijk te zijn. Je hoort vaak dat mensen het gevoel hebben dat ze aan het zwemmen waren in hun eerste periode.

Natuurlijk is het belangrijkste dat je iemand het gevoel geeft dat hij/zij welkom is en dat je ruimte biedt om in te werken. Maar dan ben je er nog niet. Je wilt mensen ook meenemen in hun werkzaamheden en verantwoordelijkheden. Hoe doe je dat als er tegelijkertijd ook van alles van je verwacht wordt?

Hierbij zagen wij dat ook als de basiskaders werden geboden, er vaak een aantal processen spelen, die het effectief inwerken bemoeilijken. Ons idee is dat je met kennis van deze processen hier op kan inspelen en daarmee het inwerken beter kan maken. Deze processen zijn o.a.:

• Nieuwe medewerkers zijn vaak geneigd om meer tijd te besteden aan hun sociale positie dan aan het leren kennen van hun werk.

• Leren is fouten maken, maar zeker in de opstartfase bij een nieuwe werkgever zijn mensen daar vaak nog niet altijd klaar voor. Ze zijn nog bezig met een perfect beeld van zichzelf neer te zetten. Dat kan het leren in de weg staan.

• Inwerken kost tijd, maar het is moeilijk die tijd te claimen. Dat vraagt namelijk zelfsturing en wat we vaak horen is dat de eerste periode je een beetje 'overkomt'.

• Het is voor begeleiders of managers moeilijk in te schatten waar nieuwe werknemers staan in hun inwerkproces.

• Vaak worden mensen aangenomen omdat het al heel druk is op het werk. Dat betekent dat anderen weinig tijd hebben en er vaak een sterke push is om 'snel mee te draaien'. Dit kan het leren van de context waarbinnen dit werk gebeurt in de weg staan.

Structuur en houvast

Met inzicht in de processen bij inwerken hebben wij een concept uitgedacht, waarvan wij denken dat het helpt om gedurende het inwerkproces sneller en efficiënter stappen te kunnen zetten. Als werktitel hebben we dit concept Inwerkplan genoemd. De kernelementen van dit concept:

• Zorg dat een nieuwe werknemer wordt gekoppeld aan een coach die onafhankelijk van het werk staat. Deze coach helpt mee om de randvoorwaarden te creëren waarin hij/zij goed het werk kan leren kennen.

• Maak gebruik van de stappen van uptospeed: negen puzzelstukken die in iedere functie van belang zijn.

• Biedt een structuur en zorg dat de belangrijkste punten van het inwerktraject gedurende de eerste maanden de revue passeren. Daarna kan iemand zelf wel de weg vinden.